College and Research Libraries Local History Collections: A Symposium TH E FOLLOWING t h r e e p a p e r s w e r e g i v e n a t a n o p e n m e e t i n g s p o n s o r e d b y t h e C o l l e g e a n d U n i v e r s i t y L i b r a r i e s C o m m i t t e e , N e w Y o r k L i b r a r y A s s o c i a t i o n , S y r a c u s e , N e w Y o r k , M a y 2 1 , 1 9 4 9 . B y M A R G A R E T B U T T E R F I E L D Local History and University Archives in the University of Rochester Library Miss Butterfield is head, Classification De- partment and curator, Local History and University Archives, Rush Rhees Library, University of Rochester. HILE THE L o c a l H i s t o r y C o l l e c t i o n a n d t h e U n i v e r s i t y A r c h i v e s a r e h o u s e d in t h e s a m e r o o m s a n d a d m i n i s t e r e d by t h e s a m e s t a f f in t h e U n i v e r s i t y of R o c h e s t e r L i b r a r y , e a c h h a s i t s o w n i d e n t i t y , i t s d i s - t i n c t h i s t o r y a n d i t s s e p a r a t e p u r p o s e s a n d g o a l s . T h e r e l a t i o n s h i p of t h e t w o c o l l e c t i o n s is c l o s e , s i n c e t h e u n i v e r s i t y h a s b e e n a n i n - t e g r a l p a r t o f , a n d a n i n f l u e n t i a l e l e m e n t in t h e h i s t o r y of t h e c i t y f o r a l m o s t 100 y e a r s , a n d t h e c i t y h a s in t u r n s u p p o r t e d a n d e n - c o u r a g e d t h e g r o w t h of t h e i n s t i t u t i o n , f u r - n i s h e d m a n y of i t s l e a d e r s a n d t h e g r e a t e r p r o p o r t i o n of i t s s t u d e n t b o d y . T h e j o i n t a d m i n i s t r a t i o n of t h e t w o c o l l e c t i o n s is t h e r e - f o r e a l o g i c a l o n e . T h e l i b r a r y h a s , f r o m i t s e a r l i e s t d a y s , e i t h e r p u r c h a s e d o r a c c e p t e d a s g i f t s , a c e r - t a i n a m o u n t of l o c a l h i s t o r y m a t e r i a l . C o l - l e c t i n g in t h e f i e l d w a s n o t a c t i v e , h o w e v e r , a n d a s w e l o o k b a c k u p o n it, t h e p r o c e s s of a c q u i r i n g l o c a l m a t e r i a l s e e m s t o h a v e b e e n s o m e w h a t h a p h a z a r d . U n t i l 2 0 y e a r s a g o , w h a t b o o k s of a l o c a l n a t u r e w e h a d w e r e n o t s e g r e g a t e d b u t w e r e a p a r t of t h e m a i n c o l l e c t i o n . I n t h e s p r i n g of 1 9 2 9 a n d a g a i n in 1 9 3 0 a n d 1931, t h r e e l a r g e p r i v a t e c o l l e c - t i o n s of w e s t e r n N e w Y o r k m a t e r i a l c a m e i n t o o u r p o s s e s s i o n . T h e first of t h e s e w a s t h e c o l l e c t i o n of C . W a l t e r S m i t h , a m e m b e r of t h e c l a s s of 1885 of t h e U n i v e r s i t y , a p r o m i n e n t R o c h e s t e r b u s i n e s s m a n a n d a d e - s c e n d a n t of o n e of R o c h e s t e r ' s o l d e s t f a m i l i e s . T h e s e c o n d , a n d l a r g e s t of t h e t h r e e c o l l e c - t i o n s , w a s t h a t of R . W . G . V a i l , n o w li- b r a r i a n of t h e N e w Y o r k H i s t o r i c a l S o c i e t y . T h e t h i r d c o l l e c t i o n c o n s i s t e d of a p o r t i o n of t h e l i b r a r y of R e a r A d m i r a l F r a n k l i n H a n - fo-rd, a c q u i r e d f r o m t h e N e w Y o r k P u b l i c L i b r a r y in 1 9 3 1 . T h e g r e a t v a l u e of t h e s e t h r e e c o l l e c t i o n s l a y in t h e f a c t t h a t t h e y r e p r e s e n t e d c a r e f u l l y c h o s e n v o l u m e s , r e f l e c t i n g t h e e x p e r t k n o w l - e d g e a n d d i s c r i m i n a t i n g t a s t e of t h e m e n w h o h a d c h o s e n t h e m . B y t h e i r a c q u i s i t i o n w e c a m e i n t o p o s s e s s i o n of p r a c t i c a l l y a l l t h e m o r e i m p o r t a n t w o r k s in t h e field of w e s t e r n N e w Y o r k h i s t o r y in a v e r y s h o r t s p a c e of t i m e . M a n y of t h e t i t l e s w e r e r a r e a n d d i f f i - c u l t t o l o c a t e o n t h e m a r k e t ; m a n y w e r e e x - t r e m e l y c o s t l y w h e n p u r c h a s e d s e p a r a t e l y . A l l t h r e e c o l l e c t i o n s i n c l u d e d n o t o n l y b o o k s b u t a l s o m a p s , p r i n t s a n d m a n u s c r i p t s a s w e l l . W i t h t h e s e t h r e e c o l l e c t i o n s a s a n u c l e u s , o u r L o c a l H i s t o r y C o l l e c t i o n w a s o r g a n i z e d a s a s e p a r a t e u n i t , h o u s e d o r i g i n a l l y in o u r r a r e b o o k r o o m , l a t e r in s e p a r a t e q u a r t e r s of i t s o w n . W e a c t i v e l y p u r c h a s e d b o o k s , m a p s , p r i n t s a n d m a n u s c r i p t s t o fill o u t t h e c o l l e c - t i o n o r s o l i c i t e d t h e m a s g i f t s o r d e p o s i t s w h e n e v e r o c c a s i o n a r o s e . O u r m a i n p u r p o s e s a n d j u s t i f i c a t i o n f o r e n t e r i n g t h e field w e r e t w o f o l d . T h e first, 346 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES a n d m o r e i m p o r t a n t , w a s t h e g r o w i n g n e e d t o p r o v i d e r e s e a r c h m a t e r i a l f o r o u r s t u d e n t s a n d f a c u l t y m e m b e r s . O u r g r a d u a t e s c h o o l w a s d e v e l o p i n g r a p i d l y , a n d in t h e m i d d l e t h i r - t i e s , h o n o r s c o u r s e s f o r u n d e r g r a d u a t e s w e r e s t a r t e d . F o r b o t h of t h e s e g r o u p s of s t u - d e n t s i t w a s e s s e n t i a l t o p r o v i d e a d e q u a t e s o u r c e m a t e r i a l s . T h e s e c o n d a n d l e s s s e l f i s h p u r p o s e w a s t h e d e s i r e t o j o i n in t h e g e n e r a l m o v e m e n t t o c o l l e c t a n d p r e s e r v e l o c a l r e c - o r d s w h i c h w e r e in i m m i n e n t d a n g e r of b e i n g l o s t o r d e s t r o y e d , o r , a s in t h e c a s e of t h e c o l - l e c t i o n s m e n t i o n e d a b o v e , of b e i n g d i s p e r s e d . T h e c r i t e r i a o n w h i c h w e j u s t i f y a n y a d d i - t i o n s t o t h e c o l l e c t i o n a r e t h e s e : is t h e m a - t e r i a l of v a l u e t o o u r f a c u l t y a n d s t u d e n t s f o r r e s e a r c h ; w i l l it fill s o m e f u t u r e n e e d ; w i l l it f a c i l i t a t e o u r w o r k w i t h w h a t w e a l r e a d y h a v e ; a n d f i n a l l y , is i t r e a l l y w o r t h p r e s e r v - i n g ? O r i g i n a l l y t h e s c o p e of t h e c o l l e c t i o n i n - c l u d e d m a t e r i a l r e l a t i n g o n l y t o c e n t r a l a n d w e s t e r n N e w Y o r k , w i t h g r e a t e r e m p h a s i s o n R o c h e s t e r a n d t h e a r e a i m m e d i a t e l y s u r r o u n d - i n g i t . B e c a u s e of t h e n a t u r e of o u r w o r k a n d t h e s u b j e c t m a t t e r of c e r t a i n of o u r m a n u s c r i p t c o l l e c t i o n s , it b e c a m e o b v i o u s t h a t w e h a d r e s t r i c t e d o u r s e l v e s t o t o o n a r r o w a field. W e h a v e in r e c e n t y e a r s c o l l e c t e d m a t e r i a l c o v e r i n g a w i d e r a r e a , r o u g h l y s p e a k i n g , a l l of N e w Y o r k S t a t e e x c e p t N e w Y o r k C i t y a n d i t s i m m e d i a t e v i c i n i t y . T h e o u t s t a n d i n g f e a t u r e s of o u r c o l l e c t i o n a r e a r e f l e c t i o n of t h e i d e a s w h i c h I h a v e j u s t s k e t c h e d . T h r e e l a r g e g r o u p s of m a n u - s c r i p t s f o r m t h e b a c k b o n e of t h e c o l l e c t i o n a n d s o m e w h a t o v e r s h a d o w t h e r e m a i n d e r of i t . T h e s e a r e t h e p e r s o n a l p a p e r s of L e w i s H e n r y M o r g a n , R o c h e s t e r a t t o r n e y a n d a p i o n e e r a n t h r o p o l o g i s t ; t h o s e of T h u r l o w W e e d , N e w Y o r k S t a t e p o l i t i c i a n , o n e - t i m e e d i t o r of t h e Rochester Telegraph, a n d f o u n d e r , e d i t o r a n d p u b l i s h e r of t h e Albany Evening Journal; a n d t h o s e of H e n r y A . W a r d , a R o c h e s t e r i a n , a n a t u r a l i s t a n d a w o r l d t r a v e l e r w h o f o u n d e d t h e R o c h e s t e r firm w h i c h h a s s u p p l i e d A m e r i - c a n m u s e u m s a n d l a b o r a t o r i e s w i t h s p e c i m e n s f o r a l m o s t 100 y e a r s . S o m e 3 5 s m a l l e r c o l - l e c t i o n s , a n d m a n y s e p a r a t e i t e m s , c o m p r i s e t h e r e m a i n d e r o f ~ t h e m a n u s c r i p t c o l l e c t i o n . M a p s ^ p r i n t s a n d b r o a d s i d e s f o r m a n o t h e r c a t e g o r y a n d n u m b e r s e v e r a l h u n d r e d i t e m s . P a m p h l e t s , w h i c h a r e of s u f f i c i e n t v a l u e t o w a r r a n t t h e t r e a t m e n t , a r e b o u n d o r e n c a s e d in e n v e l o p e s a n d c a t a l o g u e d a s b o o k s . O t h e r s a r e k e p t in a v e r t i c a l file a r r a n g e d by s u b - j e c t j u s t a s is u s u a l l y d o n e in g e n e r a l r e f e r - e n c e c o l l e c t i o n s . O u r b o o k c o l l e c t i o n i n c l u d e s t h e s t a n d a r d w o r k s o n N e w Y o r k S t a t e a n d R o c h e s t e r h i s t o r y w i t h g r e a t e r s t r e n g t h o n s u b j e c t s of p e c u l i a r i n t e r e s t t o w e s t e r n N e w Y o r k e r s ; f o r e x a m p l e , t h e I r o q u o i s I n d i a n s , c o n t e m p o r a r y w o r k s o n t h e r i s e of m o d e r n s p i r i t u a l i s m in R o c h e s t e r , t h e a n t i m a s o n i c m o v e m e n t , t h e M o r m o n s , t h e E r i e C a n a l a n d r a i l r o a d s . W e h a v e c o l l e c t e d l o c a l i m p r i n t s a n d , t o a l i m i t e d e x t e n t , b o o k s a n d p a m p h l e t s by l o c a l a u t h o r s . W e d o n o t c o l l e c t g e n e a l o g y o r l o c a l n e w s p a p e r s , t h e first b e c a u s e t h e r e is n o j u s t i f i c a t i o n f o r o u r e n t e r i n g t h e field, t h e s e c o n d b e c a u s e t h e r e is a n e x t e n s i v e c o l l e c - t i o n in t h e R o c h e s t e r P u b l i c L i b r a r y . W e do h a v e a n i n c o m p l e t e r u n of l o c a l n e w s p a p e r s a c q u i r e d f r o m t h e d u p l i c a t e s a t t h e p u b l i c l i - b r a r y w h i c h h a s p r o v e d m o s t u s e f u l a s f a r a s it g o e s . T h e r e a r e t w o u n u s u a l f e a t u r e s of o u r b o o k c o l l e c t i o n w h i c h p e r h a p s o u g h t t o b e m e n t i o n e d . O n e is t h e c o l l e c t i o n of b o t h r e c - o r d s a n d b o o k s of a n old s u b s c r i p t i o n l i b r a r y w h i c h w a s s t a r t e d in a v i l l a g e n e a r b y in 1805 a n d c o n t i n u e d in a c t i v e e x i s t e n c e u n t i l 1875. T h i s is k n o w n a s " T h e F a r m e r ' s L i b r a r y , " a n d b e c a u s e of i t s p e c u l i a r i n t e r e s t , h a s b e e n k e p t a s a u n i t . T h e o t h e r is t h e t e c h n i c a l l i b r a r y of a l o c a l n u r s e r y firm, t h e E l l w a n g e r & B a r r y C o m p a n y , a n d i n c l u d e s s o m e 1,700 h o r t i c u l t u r a l a n d b o t a n i c a l p e r i o d i c a l s a n d m o n o g r a p h s of t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y . O n e t h i n g m u s t b e e m p h a s i z e d in r e g a r d t o t h e L o c a l H i s t o r y C o l l e c t i o n . A l l t h e m a - t e r i a l w h i c h h a s b e e n g a t h e r e d t o g e t h e r h a s s o m e l o c a l c o n n e c t i o n , b u t t h e s u b j e c t m a t t e r , p a r t i c u l a r l y in t h e c a s e of m a n u s c r i p t c o l l e c - t i o n s , is o f t e n b r o a d e r in s c o p e . T h e p a p e r s of M r . M o r g a n , l o c a l e t h n o l o g i s t , a r e of w o r l d - w i d e i n t e r e s t ; t h o s e of T h u r l o w W e e d , l o c a l n e w s p a p e r e d i t o r , a r e of g r e a t e r i n t e r e s t t o t h e s t u d e n t of s t a t e a n d n a t i o n a l p o l i t i c s t h a n t o t h e l o c a l h i s t o r i a n ; t h o s e of J a m e s W . C o l t , a l o c a l r a i l r o a d e n g i n e e r , r e l a t e t o t h e e x p a n s i o n of A m e r i c a n i n t e r e s t s in t h e N e a r E a s t . T h e i r a p p e a l is, t h e r e f o r e , t o a m u c h w i d e r c i r c l e t h a n o n e m i g h t e x p e c t , a n d t h e i r u s e e x t e n d s b e y o n d o u r o w n u n i v e r s i t y c i r c l e t o s c h o l a r s t h r o u g h o u t t h e c o u n t r y a n d o c - c a s i o n a l l y a b r o a d . T h e r e is n o t h i n g u n u s u a l a b o u t t h e c l a s s i f i - OCTOBER., 1950 397 c a t i o n a n d o r g a n i z a t i o n of t h e p r i n t e d m a - t e r i a l , e x c e p t t h a t in t h e c a r d c a t a l o g w e h a v e u s e d a d d i t i o n a l s u b j e c t h e a d i n g s t o b r i n g o u t c e r t a i n f e a t u r e s of a b o o k w h i c h w o u l d n o t o r d i n a r i l y be u s e d in a g e n e r a l c a t a l o g . I n t h e c a t a l o g i n g of o u r m a n u s c r i p t collec- t i o n s w e h a v e u s e d t h e m a n u a l issued by t h e M i n n e s o t a H i s t o r i c a l Society a n d h a v e f o u n d it m o s t u s a b l e a n d s a t i s f a c t o r y as, I a m s u r e , h a v e m a n y o t h e r s w h o h a v e t a c k l e d t h e p r o b - l e m . W e h a v e n o t a t t e m p t e d t o c a l e n d a r t h e i n d i v i d u a l i t e m s in o u r c o l l e c t i o n s , b u t w e h a v e p r e p a r e d w h a t w e c a l l an " I n d e x t o L e t - t e r s " w h i c h i n d e x e s all l e t t e r s in t h e v a r i o u s m a n u s c r i p t c o l l e c t i o n s by t h e n a m e of t h e w r i t e r of t h e l e t t e r a n d , w i t h s o m e e x c e p - tions, t h e a d d r e s s e e . Since all o u r c o r r e s p o n d - ence files a r e a r r a n g e d c h r o n o l o g i c a l l y , w e t h u s h a v e t h r e e a p p r o a c h e s t o t h e m a t e r i a l in e a c h file a n d h a v e f o u n d t h e s y s t e m w o r k a b l e . O u r " I n d e x t o L e t t e r s " i n c l u d e s a t t h e p r e s - e n t t i m e a p p r o x i m a t e l y 4 0 , 0 0 0 e n t r i e s . T h e a c c u m u l a t i o n of u n i v e r s i t y a r c h i v e s in t h e l i b r a r y h a s b e e n in p r o c e s s o v e r a m u c h l o n g e r p e r i o d . F r o m t h e v e r y b e g i n n i n g , e a c h l i b r a r i a n h a s b e e n i n t e r e s t e d in c o l l e c t i n g t h e p r i n t e d r e p o r t s a n d c a t a l o g s of t h e u n i v e r s i t y , s t u d e n t a n d a l u m n i p u b l i c a t i o n s , t h e s e s a n d p r i z e essays, p r o g r a m s a n d m e m o r a b i l i a . T h e n a t u r a l s t o r e h o u s e f o r all official u n i v e r s i t y r e c o r d s a n d c o r r e s p o n d e n c e n o l o n g e r of c u r - r e n t u s e w a s t h e l i b r a r y , a n d a l t h o u g h t h e i r f a t e w a s f o r m a n y y e a r s t o be s t o r e d a w a y in t h e d a r k e s t c o r n e r of t h e b a s e m e n t , o r in a t t i c s o r a n y o t h e r a v a i l a b l e space, t h e y w e r e a t l e a s t p r e s e r v e d . W h e n t h e m a i n l i b r a r y w a s m o v e d t o its p r e s e n t q u a r t e r s o n t h e R i v e r C a m p u s in 1930, m o r e s p a c e w a s a v a i l - a b l e a n d m o r e r e c o r d s w e r e t u r n e d o v e r t o u s . I d o n o t m e a n t o i m p l y t h a t t h e r e w a s a c o n s c i o u s e f f o r t in t h e e a r l y d a y s t o p r e s e r v e e v e r y t h i n g of v a l u e , n o r t h a t all r e c o r d s of h i s t o r i c a l w o r t h h a v e b e e n s a v e d . A dis- a s t r o u s fire in a d o w n t o w n b u s i n e s s office in 1904 w i p e d o u t m a n y of t h e financial r e c o r d s . T h e r e c o r d s of m a n y of t h e t e a c h i n g d e p a r t - m e n t s h a v e s o m e t i m e s b e e n d e s t r o y e d o r p e r - h a p s w e r e k e p t in t h e s a m e files as t h e p e r - s o n a l p a p e r s of t h e d e p a r t m e n t h e a d a n d l a t e r r e m o v e d f r o m t h e u n i v e r s i t y . I n a s m a l l u n d e r g r a d u a t e c o l l e g e s u c h as R o c h e s t e r w a s f o r m a n y y e a r s , t h e k e e p i n g of d e p a r t m e n t r e c o r d s w a s s o m e w h a t i n f o r m a l a n d in m a n y cases w e h a v e n o t h i n g l e f t b u t t h e m a n u - s c r i p t s of o c c a s i o n a l a n n u a l r e p o r t s t o t h e p r e s i d e n t . O n t h e o t h e r h a n d , t h e official p a p e r s of t h e a d m i n i s t r a t i v e officers of t h e u n i v e r s i t y a r e r e l a t i v e l y c o m p l e t e a n d w e h a v e b e e n a b l e t o c o l l e c t on o u r s h e l v e s in t h e a r - chives, t h e c h a r t e r s , t h e p r o c e e d i n g s of t h e B o a r d of T r u s t e e s a n d of t h e E x e c u t i v e B o a r d , t h e c o r r e s p o n d e n c e a n d r e p o r t s of t h e u n i v e r s i t y p r e s i d e n t s , m a n y of t h e r e c o r d s of t h e r e g i s t r a r s a n d b u r s a r s , w h a t r e m a i n s of t h e e a r l y financial r e c o r d s a n d t h e r e c o r d s of m a n y of t h e d e a n s . T h e first s t e p in o r g a n i z i n g t h e c o l l e c t i o n w a s t a k e n in t h e m i d d l e 1930's w h e n t h e L o c a l H i s t o r y C o l l e c t i o n w a s m o v e d to its p r e s e n t q u a r t e r s a n d t h e decision w a s m a d e t o c o m b i n e t h e t w o s u b j e c t s . A t t h a t t i m e w e m o v e d f r o m t h e m a i n s t a c k c o l l e c t i o n all t h e p r i n t e d m a t e r i a l p u b l i s h e d by o r r e l a t i n g t o t h e u n i v e r s i t y a n d b r o u g h t it t o g e t h e r by a special c l a s s i f i c a t i o n s c h e m e . A l l m a n u s c r i p t m a t e r i a l w a s b r o u g h t t o g e t h e r a n d s t o r e d in a v a u l t w h i c h w a s d e s i g n e d f o r t h e p u r p o s e . F i l e s of m e m o r a b i l i a , t h e b i o g r a p h i c a l r e c o r d s of d e c e a s e d a l u m n i , a n d t h e c o l l e c t i o n of f a c u l t y a n d a l u m n i p u b l i c a t i o n s w e r e a d d e d t o t h e c o l l e c t i o n f r o m o t h e r p a r t s of t h e li- b r a r y . Since t h a t t i m e w e h a v e a c t i v e l y c o l l e c t e d n o t only t h e official a r c h i v e s of t h e u n i v e r s i t y , b u t a l s o t h e p e r s o n a l p a p e r s , r e c o r d s a n d p u b l i c a t i o n s of o u r t r u s t e e s , f a c u l t y m e m b e r s , a l u m n i a n d s t u d e n t g r o u p s . S c r a p b o o k s , d i a r i e s , a c c o u n t b o o k s a n d n o t e b o o k s of u n d e r - g r a d u a t e s h a v e b e e n w e l c o m e a d d i t i o n s . W e h a v e a c c e p t e d c o l l e c t i o n s of p e r s o n a l p a p e r s e i t h e r as o u t r i g h t g i f t s , o r on d e p o s i t , a n d f r e q u e n t l y w i t h r e s t r i c t i o n s on t h e i r u s e w h i c h w e h a v e b e e n g l a d t o c o m p l y w i t h . I n t h i s w a y w e h a v e b e e n a b l e t o a d d m a t e r i a l l y to o u r c o l l e c t i o n of l o c a l h i s t o r y since m a n y of t h e m e m b e r s of t h e u n i v e r s i t y f a m i l y h a v e b e e n a c t i v e in civic a f f a i r s . T h e c o l l e c t i o n of a r c h i v e s w a s n o t p u t 011 a n official b a s i s u n t i l e a r l y in 1942. T h e s t i m u l u s c a m e f r o m J o h n R i c h m o n d R u s s e l l , o u r n e w l i b r a r i a n , w h o h a d c o m e t o u s f r o m t h e staff of t h e N a t i o n a l A r c h i v e s a n d w h o w a s f a m i l i a r w i t h t h e p r o b l e m s i n v o l v e d . T h e u r g e n c y w h i c h a r o s e e a r l y in t h e w a r t o p u t r e c o r d s of v a l u e i n t o s a f e k e e p i n g a d d e d f o r c e t o t h e m o v e m e n t . M r . R u s s e l l , t o g e t h e r w i t h m e m b e r s of t h e L i b r a r y C o m m i t t e e , d r e w u p 348 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES a s e r i e s of r e g u l a t i o n s w h i c h w e r e a d o p t e d by t h e B o a r d of T r u s t e e s . B y t h e s e r e g u l a - t i o n s , t h e l i b r a r y w a s m a d e t h e official d e - p o s i t o r y of a l l u n i v e r s i t y a r c h i v e s . T h e y a r e b r i e f , a n d a s f o l l o w s : " i . T h e a r c h i v e s of t h e official a c t i v i t i e s of u n i v e r s i t y offices a n d o f f i c e r s , s u c h a s f i l e s of l e t t e r s s e n t a n d r e c e i v e d , r e c o r d b o o k s of a l l k i n d s , v o u c h e r s , m e m o r a n d a , m i m e o g r a p h e d a n d o t h e r p r o c e s s e d m a t e r i a l , a r e t h e p r o p e r t y of t h e u n i v e r s i t y . " 2 . S u c h p r o p e r t y is n o t t o be d e s t r o y e d w i t h o u t t h e a p p r o v a l of a c o m m i t t e e of t w o , c o n s i s t i n g of ( a ) t h e o f f i c e r in c h a r g e of t h e d e p a r t m e n t in w h i c h t h e p a p e r s a c c u m u l a t e , a n d ( b ) t h e u n i v e r s i t y l i b r a r i a n . " 3 . A l l a r c h i v e s w h i c h a r e n o l o n g e r n e e d e d in t h e office in w h i c h t h e y h a v e a c c u m u l a t e d a r e t o be s e n t t o t h e U n i v e r s i t y A r c h i v e s in R u s h R h e e s L i b r a r y . T h e o f f i c e r in c h a r g e of e a c h office, d e p a r t m e n t , o r c o m m i t t e e w i l l d e t e r m i n e w h e n r e c o r d s of t h a t office, d e p a r t - m e n t , o r c o m m i t t e e a r e n o l o n g e r in a c t i v e u s e a n d m a y be t r a n s f e r r e d . " 4 . T h e u n i v e r s i t y l i b r a r i a n a n d t h e s t a f f in c h a r g e of t h e U n i v e r s i t y A r c h i v e s a r e t o a s s i s t o f f i c e r s of t h e u n i v e r s i t y in t h e d i s p o s i - t i o n o r t r a n s f e r of r e c o r d s , t o p r e s e r v e r e c - o r d s t r a n s f e r r e d t o t h e U n i v e r s i t y A r c h i v e s , a n d t o l o c a t e d o c u m e n t s in t h e U n i v e r s i t y A r - c h i v e s w h i c h a r e n e e d e d by o f f i c e r s of t h e u n i v e r s i t y . " I n t h e c o l l e c t i o n of b o t h u n i v e r s i t y a r c h i v e s a n d l o c a l h i s t o r y m a t e r i a l , o n e m u s t be c o n - s t a n t l y o n t h e a l e r t . P r i n t e d n o t i c e s a n d p u b l i c i t y of o n e s o r t o r a n o t h e r r e a c h b u t a l i m i t e d c i r c l e a n d a r e s o o n f o r g o t t e n . T h e o n l y r e a l l y e f f e c t i v e m e a n s of g a t h e r i n g m a - t e r i a l is c o n s t a n t l y t o s e a r c h o u t n e w s o u r c e s , p a s s t h e w o r d a l o n g t h r o u g h p e r s o n a l c o n - t a c t s , c a l l o n o r w r i t e t o p r o s p e c t i v e d o n o r s a n d c o n v i n c e t h e m of y o u r s i n c e r i t y , y o u r a b i l i t y t o h a n d l e t h e m a t e r i a l a n d w i l l i n g n e s s t o p r o t e c t it f r o m d e s t r u c t i o n o r u n w i s e u s e . A n y r e a s o n a b l e r e s t r i c t i o n s p l a c e d u p o n t h e u s e of m a n u s c r i p t m a t e r i a l by t h e d o n o r s , w e e n d e a v o r t o f o l l o w c o n s c i e n t i o u s l y . W e r e - q u i r e p e r s o n s u s i n g m a n u s c r i p t s t o fill o u t a f o r m s h o w i n g t h e n a t u r e of t h e i r r e s e a r c h , g i v i n g r e f e r e n c e s a n d w a r n i n g t h e m a g a i n s t t h e u n a u t h o r i z e d p u b l i c a t i o n of m a t e r i a l f o u n d in o u r c o l l e c t i o n s . I n t h e u s e of a r - c h i v e s , w e h a v e a d o p t e d a r u l i n g t h a t r e c o r d s f o r t h e p e r i o d f r o m 1 9 0 0 t o t h e p r e s e n t w i l l be t r e a t e d a s c o n f i d e n t i a l , a n d t h a t a u t h o r i z a - t i o n of t h e office of o r i g i n w i l l be o b t a i n e d b e f o r e t h e y a r e u s e d by a n y o n e o t h e r t h a n t h e p e r s o n w h o d e p o s i t e d t h e m . T h e p r o c e s s of a c c u m u l a t i n g t h e c o l l e c t i o n s is s l o w a n d r e - q u i r e s t h e u t m o s t c a r e , t a c t a n d d i p l o m a c y . T h e c o m b i n e d c o l l e c t i o n s of l o c a l h i s t o r y a n d a r c h i v e s n o w n u m b e r a p p r o x i m a t e l y 6 , 0 0 0 v o l u m e s , 1,000 p a m p h l e t s , 3 0 0 a l m a n a c s , 6 0 c o l l e c t i o n s of m a n u s c r i p t s w h i c h i n c l u d e p o s - sibly 2 0 0 , 0 0 0 i t e m s , s o m e 75 p r i n t s , a l a r g e r file of p i c t u r e s , a b o u t 2 0 0 m a p s a n d t h e u s u a l a s s o r t m e n t of m u s e u m p i e c e s . I t is a d - m i n i s t e r e d by a s t a f f of t w o p r o f e s s i o n a l p e r - s o n s , e a c h of w h o m d e v o t e s h a l f t i m e t o it, a n d a c l e r i c a l a s s i s t a n t . B o o k s a n d p a m p h l e t s a r e p r e p a r e d f o r u s by t h e C a t a l o g a n d C l a s s i f i c a t i o n D e p a r t m e n t s , a n d t h e r e s t is u p t o o u r o w n s t a f f . W e c o m b i n e t h e t a s k s of a c q u i s i t i o n , s o r t i n g , a r r a n g i n g , c a t a l o g i n g , i n - d e x i n g a n d filing w i t h a s s i s t i n g r e a d e r s , a n - s w e r i n g r e f e r e n c e q u e s t i o n s a n d p r e p a r i n g o c - c a s i o n a l e x h i b i t s a n d a r t i c l e s f o r o u r Library Bulletin. T h e w o r k h a s i n f i n i t e v a r i e t y , l i g h t e r m o - m e n t s a n d r e w a r d s . W e find o d d t h i n g s in o u r a c q u i s i t i o n s . I n g o i n g t h r o u g h t h e p a p e r s of a f o r m e r f a c u l t y m e m b e r , r e n o w n e d f o r his h i s t o r i c a l w o r k s , w e w e r e d e l i g h t e d t o find a c o l l e c t i o n of k n i t t i n g n e e d l e s , c r o c h e t h o o k s a n d b u t t o n s . L o c k s of h a i r , b i t s of r i b b o n , s a m p l e s of d r e s s m a t e r i a l , s t a m p s of v a l u e a n d a h o s t of o t h e r t h i n g s of l i k e n a t u r e a r e f o u n d f r o m t i m e t o t i m e . D u r i n g t h e w a r , w h e n t h e s c a r c i t y of s u c h o b j e c t s m a d e l i f e a p r o b l e m , w e w e r e d e l i g h t e d t o find a n e w t w o - w a y s t r e t c h g i r d l e in a n e n v e l o p e , filed in a c o l l e c t i o n of s c i e n t i f i c p a p e r s of a n a l u m n u s w h o s e r e s e a r c h in t h e a b s t r a c t s c i e n c e s h a s b r o u g h t h i m f a m e . O u r p a t r o n s r a n g e f r o m t h e c o l l e g e u n d e r g r a d u a t e w i t h a n a n t i q u a r i a n t u r n of m i n d t o t h e m o s t s e r i o u s s c h o l a r . T o w n s p e o p l e h a v e f o u n d o u r c o l l e c t i o n s of i n - t e r e s t f r e q u e n t l y , a n d t h e n u m b e r of r e s e a r c h w o r k e r s f r o m o t h e r c i t i e s a n d i n s t i t u t i o n s g r o w s c o n s t a n t l y . W e h a v e b e e n a b l e t o a s s i s t in t h e p r e p a r a t i n of s e v e r a l b o o k s a n d a r t i c l e s , a n d w i t h i n t h e l a s t t h r e e y e a r s t h r e e f u l l - l e n g t h b i o g r a p h i e s h a v e b e e n p u b l i s h e d w h i c h w e r e b a s e d l a r g e l y o n c o l l e c t i o n s in o u r c a r e — t h o s e of P r e s i d e n t R u s h R h e e s , T h u r - l o w W e e d a n d H e n r y A . W a r d . OCTOBER., 1950 349 B y E D I T H M . F O X The Development of a Regional History Collection at Cornell University Mrs. Fox is curator, Regional History Col- lection, Cornell University. THE COLLECTION of R e g i o n a l H i s t o r y w a s e s t a b l i s h e d l a t e in 1942 w i t h t h e aid of a R o c k e f e l l e r g r a n t a n d w i t h t h e u n d e r s t a n d i n g t h a t t h e C o r n e l l U n i v e r s i t y w o u l d a b s o r b t h e u n i t a t t h e e n d of t h e first five y e a r s . D u r i n g t h o s e y e a r s t h e u n i v e r s i t y g e n e r o u s l y e n c o u r - a g e d a n d s u p p o r t e d t h e d e v e l o p m e n t of R e - g i o n a l H i s t o r y , a n d in 1 9 4 8 i n c o r p o r a t e d it a s a d e p a r t m e n t of t h e l i b r a r y . W h i l e s t i l l y o u n g in i t s v i g o r a n d c o n s t a n t e x p a n s i o n a n d in t h e s o m e w h a t d i s c o n n e c t e d a n d f r a g m e n t a r y n a t u r e of i t s h o l d i n g s , R e - g i o n a l H i s t o r y h a s g a i n e d s u f f i c i e n t e x p e r i e n c e a n d m a t u r i t y t o a t t e m p t a s e l f - a p p r a i s a l . F r o m t h e o u t s e t its p u r p o s e w a s t o c u l t i v a t e a k e e n i n t e r e s t in a n d a d e e p a p p r e c i a t i o n of t h e c u l t u r e a n d t h e w a y of l i f e — t h e h a b i t s , m a n n e r s a n d m o r a l s , t h e e v e r y d a y a c t i v i t i e s , b o t h b u s i n e s s a n d p l e a s u r e , t h e t h o u g h t s a n d a s p i r a t i o n s — o f t h e p a s t g e n e r a t i o n s w h o l i v e d in t h e r e g i o n of w h i c h N e w Y o r k S t a t e w a s t h e c e n t e r . E l s e w h e r e a v e r y s u b s t a n t i a l p r o g r e s s h a d b e e n m a d e in b r i n g i n g t o g e t h e r d i a r i e s , a c c o u n t b o o k s , o l d n e w s p a p e r s a n d o t h e r p r i n t e d a n d w r i t t e n r e c o r d s . T h e w e a l t h of m a t e r i a l p r e s e r v e d w i t h i n N e w Y o r k by l i b r a r i e s a n d s o c i e t i e s , b o t h p r i v a t e a n d p u b l i c , l o c a l a n d s t a t e , h a d b e e n e n j o y e d by m a n y p e o p l e a n d h a d s t i m u l a t e d o t h e r s t o w r i t e n o v e l s , p l a y s , b i o g r a p h i e s a n d s c h o l a r l y m o n o g r a p h s a b o u t t h e r e g i o n . T h e s e s t u d i e s in t u r n h a d t h r o w n l i g h t o n t h e d e v e l o p m e n t of t h e s t a t e a n d t h e n a t i o n . M u c h of t h e m a t e r i a l t h u s p r e s e r v e d r e l a t e d t o t h e a c t i v i - t i e s of g r e a t , o r n e a r g r e a t m e n , o r t o s p e - c i a l i z e d s u b j e c t s . T h e c o m m o n m a n w h o h a d d e v e l o p e d t h e r e g i o n a n d i t s c h a r a c t e r i s t i c s , t h e a v e r a g e c i t i z e n of o u r d e m o c r a c y , h a d b e e n o v e r l o o k e d . H i s r e s u r r e c t i o n a n d f r e s h i n t e r p r e t a t i o n s of h i s a c t i v i t i e s w o u l d t h r o w l i g h t o n t h e h i s t o r y of t h e r e g i o n a n d o n t h e d e v e l o p m e n t of t h e A m e r i c a n w a y of l i f e . T h e n e w s p a p e r s , b r o a d s i d e s a n d o t h e r e p h e m - e r a l m a t e r i a l w h i c h r e f l e c t e d h i s e n v i r o n - m e n t , a n d t h e l e t t e r s , d i a r i e s , a c c o u n t b o o k s a n d o t h e r e v i d e n c e of h i s r e a c t i o n s t o t h a t e n v i r o n m e n t l a y b u r i e d in t h e a c c u m u l a t i o n s of g e n e r a t i o n s in t h e a t t i c s , b a r n s a n d o l d offices of t h e r e g i o n . N o p r o g r a m h a d b e e n f o r m u l a t e d f o r a n y s y s t e m a t i c l o c a t i o n of s u c h d o c u m e n t s o r f o r t h e i r p r e s e r v a t i o n a g a i n s t t h e h a z a r d s of fire a n d w e a t h e r a n d d e s t r u c t i o n by t h e u n k n o w i n g h a n d so t h a t t h e s t u d e n t of t o d a y a n d p o s t e r i t y m i g h t w o r k w i t h t h e m . T h u s t h e c o l l e c t i n g p r o g r a m i n - s t i t u t e d a t C o r n e l l U n i v e r s i t y h a d a n a l m o s t u n t o u c h e d field a n d a c h a l l e n g i n g o n e . A s a d e p a r t m e n t of C o r n e l l U n i v e r s i t y , R e - g i o n a l H i s t o r y h a d t a n g i b l e a n d i n t a n g i b l e a d v a n t a g e s . T h e l i b r a r i e s a n d t h e f a c u l t y of s c h o l a r s o f f e r e d r i c h f a c i l i t i e s a n d v a l u a b l e g u i d a n c e n o t o n l y f o r t h e p r o s p e c t i v e r e s e a r c h w o r k e r s b u t a l s o f o r t h e s t a f f a s w e l l . T h e v e r y b a c k g r o u n d of t h e u n i v e r s i t y p r o v e d a d - v a n t a g e o u s s i n c e i t s h i s t o r y f o r n e a r l y a c e n - t u r y h a d b e e n w o v e n i n t o t h a t of t h e r e g i o n . I t s i n c e p t i o n s p r a n g f r o m a n i n d i g e n o u s " p e o - p l e ' s c o l l e g e m o v e m e n t , " f o r m o s t of i t s f o u n d - e r s a n d e a r l y t r u s t e e s w e r e p r o f e s s i o n a l a n d b u s i n e s s m e n w h o s e i n t e r e s t s e x t e n d e d i n t o m a n y a n d d i v e r s e fields w i t h i n t h e r e g i o n . N u m b e r s of i t s s t u d e n t s c a m e f r o m N e w Y o r k a n d a d j a c e n t a r e a s . I t s r e s e a r c h a c - t i v i t i e s a n d t h e e x p a n d i n g e x t e n s i o n f a c i l i - t i e s of t h e N e w Y o r k S t a t e C o l l e g e of A g r i - c u l t u r e h a d i n f l u e n c e d l i f e in t h e r e g i o n a n d h a d c r e a t e d l o y a l t i e s a m o n g t h o u s a n d s of p e o p l e . C o r n e l l h a d a s p h e r e of i n t e r e s t , a n d m a n y w e r e t h e p e o p l e w h o w o u l d e n j o y t h e o p p o r t u n i t y , o n c e it w a s p r e s e n t e d t o t h e m , t o a s s i s t in c r e a t i n g a n h i s t o r i c a l r e s e a r c h c e n t e r o n its c a m p u s . A n y c o l l e c t i n g p r o g r a m i n v o l v e s t h e p r o b - l e m s of l o c a t i n g t h e p o s s e s s o r s of t h e d e s i r e d i t e m s a n d of p e r s u a d i n g t h e m t o p a r t w i t h t h e s e p o s s e s s i o n s , t r e a s u r e d o r o t h e r w i s e . S u c c e s s in l o c a t i n g a n d a c q u i r i n g h i s t o r i c a l d o c u m e n t s d e p e n d s u p o n t h e d e g r e e t o w h i c h t h e p u b l i c is a w a r e of t h e e x i s t e n c e of t h e c o l l e c t i n g a g e n c y a n d e n t h u s i a s t i c o v e r i t s a i m s . T o a r o u s e t h i s a w a r e n e s s a n d i n t e r e s t , 350 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES R e g i o n a l H i s t o r y u s e s t w o types of p u b l i c i t y . T h e f i r s t i n c l u d e s n e w s p a p e r n o t i c e s a n d a r - ticles, c i r c u l a r s , m a n u s c r i p t g u i d e s , e x h i b i t i o n s of m a n u s c r i p t s , r a d i o p r o g r a m s a n d t a l k s b e - f o r e l o c a l g r o u p s , a n d in t i m e w i l l w i d e l y dis- s e m i n a t e a k n o w l e d g e of t h i s d e p o s i t o r y f o r f a m i l y p a p e r s a n d an a p p r e c i a t i o n of t h e s c h o l a r ' s n e e d f o r p r i m a r y m a t e r i a l . T h i s type of a p p r o a c h , h o w e v e r , is n o t c o n d u c i v e t o t h e r a p i d b u i l d i n g of a m a n u s c r i p t c o l l e c t i o n since it d e m a n d s t o o m u c h i n i t i a t i v e on t h e p a r t of t h e r e a d e r , s p e c t a t o r o r l i s t e n e r w h o g e n e r a l l y u n d e r r a t e s t h e h i s t o r i c a l v a l u e of his p a p e r s a n d h a s in a d d i t i o n a r e s i s t a n c e t o m a k i n g himself c o n s p i c u o u s by t a l k i n g o r w r i t i n g a b o u t his p o s s e s s i o n s . T h e s e c o n d type of p u b l i c i t y is t h a t i n v o l v e d in t h e p e r s o n a l c o n t a c t . H a v i n g d e t e r m i n e d t h e possible g e n e r a l l o c a t i o n of specific types o t m a n u s c r i p t s o r of h i d d e n caches, t h e c u r a - t o r b e t a k e s h e r s e l f t o t h e field a n d u s e s p e r - s u a s i o n w h i c h c o n s i s t s l a r g e l y of p a t i e n c e a n d a t h o r o u g h e x p l a n a t i o n of h o w R e g i o n a l H i s - t o r y h a n d l e s m a n u s c r i p t g i f t s a n d m a k e s t h e m a v a i l a b l e t o r e s e a r c h w o r k e r s . G e n e r a l l y t h e d e s c e n d e n t s of t h e e a r l y s e t t l e r s in any given c o m m u n i t y h a v e a c o n s i d e r a b l e r e s p e c t f o r t h e p a p e r s of t h e i r f o r e b e a r s a n d d o n o t w i s h t o see t h e m s c a t t e r e d o r sold. Y e t s o o n e r o r l a t e r t h e y r e a c h a p o i n t w h e r e t h e y n o l o n g e r c a n be c o n c e r n e d w i t h t h e physical p r e s e r v a t i o n of p a p e r s w h i c h h a v e l i t t l e o r n o m e a n i n g in t h e i r e v e r y d a y a c t i v i t i e s . T h e b o n f i r e is t h e i r a n s w e r t o t h e p r o b l e m . T o be t o l d by s o m e o n e w i t h a u t h o r i t y t h a t t h e i r f a m i l y p a p e r s h a v e r e a l v a l u e f o r t h e r e s e a r c h w o r k e r s t r i k e s t h e m as a p l e a s a n t s u r p r i s e ; a n d t o h a v e t h e o p p o r t u n i t y t o d o n a t e t h e m f o r p r e s e r v a t i o n a n d u s e r e l i e v e s t h e m of a g u i l t y f e e l i n g e n g e n d e r e d by t h e i d e a of t h e b o n f i r e . A d o n o r s p r e a d s t h e g o o d w o r d in his c o m m u n i t y w h i l e a l u m n i a n d f r i e n d s of C o r n e l l U n i v e r s i t y , w h e r e p r e s e n t , a p p r o v e of t h e w h o l e p r o j e c t a n d g e n e r o u s l y e x t e n d t h e m s e l v e s t o assist in t h e t a s k s of l o c a t i o n a n d p e r s u a s i o n . T h i s m e t h o d of p u b l i c i z i n g R e g i o n a l H i s t o r y h a s b e e n h i g h l y s u c c e s s f u l , a n d t h e n u m b e r of g i f t s h a s b e e n in d i r e c t p r o p o r t i o n t o t h e a m o u n t of t r a v e l i n g a n d c o n - t a c t w o r k . R e c e n t l y a p p r o a c h e s h a v e been m a d e t h r o u g h g r a d u a t e s t u d e n t s w h o on t h e basis of t h e i r s p e c i a l i z e d k n o w l e d g e of c e r t a i n r e - g i o n a l s u b j e c t s l o c a t e m a n u s c r i p t s , i n t e r e s t t h e p o s s e s s o r s a n d t h e n i n t r o d u c e R e g i o n a l H i s t o r y a s t h e logical d e p o s i t o r y . G e n e r a l l y t h e y a n n o u n c e t h e i r find w i t h a r u e f u l a i r of t r i u m p h since t h e b u l k of it i n v a r i a b l y d e a l s w i t h s u b j e c t s beyond t h e i r field. S u c h c o - o p e r a t i o n b e t w e e n g r a d u a t e s t u d e n t s a n d t h e c u r a t o r c a n be i n v a l u a b l e , e x c e p t i n g t h e q u a l i - fication t h a t g r a d u a t e s t u d e n t s w i t h a v i t a l i n t e r e s t in h i d d e n r a w s o u r c e s a r e r e l a t i v e l y r a r e . F r o m t h e b e g i n n i n g s o m e a l l o w a n c e h a s been m a d e f o r t h e p u r c h a s e of m a n u s c r i p t a n d o t h e r d o c u m e n t a r y m a t e r i a l s w h e r e t h e y s e e m v i t a l t o t h e b u i l d i n g o r c o m p l e t i o n of specific u n i t s . P u r c h a s e f r o m d e a l e r s h a s b e e n r a r e , h o w e v e r , since e x p e r i e n c e h a s p r o v e d t h a t $ 3 0 0 e x p e n d e d f o r c o n t a c t w o r k in t h e field h a s b r o u g h t g i f t s v a l u e d u p t o $ 3 0 , 0 0 0 by d e a l e r s . A t first t h e c o l l e c t i n g a c t i v i t y t e n d e d t o be i n d i s c r i m i n a t e f o r N e w Y o r k w i t h its m u l t i - f a r i o u s e c o n o m i c a c t i v i t i e s a n d its d i v e r s e so- cial p a t t e r n s . N e w Y o r k , t h e w e l l - t r a v e l e d h i g h w a y t o t h e W e s t , o f f e r e d n o c l e a r a n d easy g u i d e as t o h o w t o b r i n g t o g e t h e r q u i c k l y r e l a t e d m a s s e s of r e s e a r c h m a t e r i a l s . B u t t h e m a t e r i a l s t h e m s e l v e s t e n d i n g t o f a l l i n t o d e f i n i t e c a t e g o r i e s g a v e g u i d a n c e t o t h e c o l - l e c t i n g w h i c h t h e n b e g a n to f o l l o w l a r g e l y a p r o g r a m t o l o c a t e a n d a c q u i r e m a t e r i a l w h i c h w o u l d s t r e n g t h e n t h e m o s t p r o m i s i n g of t h e s e c a t e g o r i e s a n d c r e a t e such s u b s t a n t i a l u n i t s as t o a t t r a c t t h e i m m e d i a t e a t t e n t i o n of s c h o l a r s a n d r e s e a r c h w o r k e r s . A s of J u l y 1, 1949, R e g i o n a l H i s t o r y ' s h o l d i n g s a m o u n t e d to 2,997,582 i t e m s , i n c l u d i n g single m a n u - s c r i p t s , a c c o u n t books, j o u r n a l s , d i a r i e s , l e t - t e r s , s u r v e y s , p h o t o g r a p h s , b r o a d s i d e s a n d o t h e r types of m a t e r i a l s . T h e s e t s of p a p e r s a n d c o l l e c t i o n s r e p r e s e n t d i v e r s e a n d c o l o r f u l a s p e c t s of o u r r e g i o n a l l i f e a n d a r e t h e d o c u - m e n t a r y evidences l e f t by a b o l i t i o n i s t s , e d u c a - t o r s , m i n i s t e r s a n d social r e f o r m e r s , f a r m e r s , m e c h a n i c s a n d t h e s m a l l s t o r e k e e p e r , l a w y e r s a n d p o l i t i c i a n s , s t u d e n t s a n d a d u l t s , b u s i n e s s m e n , l a n d s p e c u l a t o r s a n d b a n k e r s , c a n a l b u i l d e r s a n d r a i l r o a d o w n e r s , a n d m a n y o t h e r s . S o m e c o l l e c t i o n s h a v e t h e i r b e g i n n i n g s in N e w E n g l a n d , c e n t e r in N e w Y o r k , a n d e x t e n d t o w a r d t h e M i d w e s t a n d o t h e r r e - gions, w h i l e all s h o w t h e c o n s t a n t m o v e m e n t of a r e s t l e s s p e o p l e in an e v e r c h a n g i n g r e - g i o n . N e w s p a p e r s , a v i t a l s o u r c e f o r t h e r e - OCTOBER., 1950 351 s e a r c h e r , m e r i t s p e c i a l a t t e n t i o n f o r t h e y f a c e c a r e l e s s a n d c a s u a l d e s t r u c t i o n e v e n m o r e t h a n d o m a n u s c r i p t s . S o m e 1 5 0 , 0 0 0 i s s u e s of n e w s p a p e r s , a n u m b e r of t h e m r a r e o r u n i q u e , h a v e b e e n g a t h e r e d by R e g i o n a l H i s t o r y . O n t h e b a s i s of t h e q u a l i t y a n d q u a n t i t y of l o c a l a n d h i s t o r i c a l n e w s p u b l i s h e d in t h e i r p a p e r s , s o m e 4 0 e d i t o r s of s m a l l - t o w n w e e k l i e s w e r e s o l i c i t e d f o r f r e e s u b s c r i p t i o n s . L i k e o t h e r w o o d - p u l p p a p e r s p u b l i s h e d d u r i n g t h e p a s t 75 y e a r s , t h e s e w e e k l i e s p r e s e n t t h e p a r t i c u l a r p r o b l e m of r a p i d d e t e r i o r a t i o n . W h i l e i d e a l in m e e t i n g t h i s p r o b l e m a s w e l l a s t h o s e of s p a c e a n d e a s y a v a i l a b i l i t y , m i c r o f i l m i n g is s t i l l a n e x p e n s i v e a n d a t t i m e s a n u n c e r t a i n p r o c e s s . A t p r e s e n t , t h e C o r n e l l L i b r a r y a n d i t s R e g i o n a l H i s t o r y C o l l e c t i o n a r e e n g a g e d in a p r o j e c t of filming a 1 2 0 - y e a r r u n of t h e Chronicle-Express of P e n n Y a n . B o t h t h e e d i t o r of t h e p r e s e n t p a p e r a n d Y a t e s C o u n t y a r e s u b s c r i b e r s in t h e belief t h a t t h e films w i l l b e of v a l u e t o t h e p u b l i c w i t h i n t h e c o u n t y . R e g i o n a l H i s t o r y h a s t h e t w o f o l d t a s k of c o l l e c t i n g d o c u m e n t a r y m a t e r i a l a n d of m a k - i n g it a v a i l a b l e t o r e s e a r c h w o r k e r s . W o r k s n o w p u b l i s h e d h a v e r e l i e d u p o n o u r h o l d i n g s f o r t h e i r m a j o r o r m i n o r s o u r c e s w h i l e a d o z e n p u b l i c a t i o n s in t h e u n d e r t a k i n g by p r o - f e s s i o n a l h i s t o r i a n s a n d w r i t e r s , a n d i n c l u d i n g b i o g r a p h i e s a n d h i s t o r i e s , d e p e n d in v a r y i n g d e g r e e s u p o n o u r s o u r c e m a t e r i a l s . S u b j e c t fields r a n g e f r o m p r i m e v a l f o r e s t t y p e s t o s p e e c h p a t t e r n s , a n d i n c l u d e s u c h t o p i c s a s a n t i s l a v e r y a n d a b o l i t i o n , a g r a r i a n m o v e m e n t s , a g r i c u l t u r a l d e v e l o p m e n t s , t h e g o l d r u s h , p h r e n o l o g y , t h e r e m o v a l of t h e N e w Y o r k I n d i a n s , w o m e n ' s r i g h t s , t h e h i s t o r i e s of t o w n s a n d r a i l r o a d s w i t h i n t h e r e g i o n , p o p u - l a r m u s i c in f o l k l o r e , t h e i n v e s t m e n t of N e w Y o r k c a p i t a l in t h e M i d w e s t , p i o n e e r v i l l a g e s a n d o t h e r t o p i c s r e l a t i n g t o v a r i e d p h a s e s of r e g i o n a l l i f e . T h e s t i m u l a t i n g of r e s e a r c h i n t e r e s t in R e - g i o n a l H i s t o r y ' s h o l d i n g s d e p e n d s u p o n a n u m - b e r of f a c t o r s ; t h e p r o c e s s i n g a n d a n a l y z i n g of t h e m a t e r i a l ; t h e m a k i n g of a c a r d i n d e x a n d t h e p r e p a r i n g of p r i n t e d g u i d e s ; a n d t h e c o o p e r a t i o n b e t w e e n o u r s t a f f a n d o t h e r d e - p a r t m e n t s of t h e u n i v e r s i t y , b e t w e e n o t h e r i n - s t i t u t i o n s , a g e n c i e s a n d i n d i v i d u a l s b o t h w i t h - in a n d w i t h o u t t h e r e g i o n . A l t h o u g h a b s o - l u t e l y e s s e n t i a l t o m a k e t h e m a t e r i a l a v a i l a b l e , p r o c e s s i n g is t i m e - c o n s u m i n g by t h e m o s t s i m p l i f i e d m e t h o d s . A d i r t y , r a g g e d , m i s c e l - l a n e o u s a n d j u m b l e d c o l l e c t i o n a r r i v e s in b a s k e t s , b a r r e l s , b o x e s o r t r u n k s , u s u a l l y v i a t h e c u r a t o r ' s c a r , a n d is i m m e d i a t e l y g i v e n a t i t l e a n d t h e n u m b e r f o l l o w i n g t h e l a t e s t e n - t e r e d in t h e a c q u i s i t i o n file. A l l c o r r e s p o n d - e n c e a n d d a t a c o n c e r n i n g t h i s c o l l e c t i o n a r e k e p t in t h e p r o p e r l y n u m b e r e d f o l d e r in t h e a c q u i s i t i o n file. T h e p a p e r s a r e t h e n s o r t e d t o r e m o v e n e w s p a p e r s , b o o k s a n d b r o a d s i d e s w h i c h g o t o t h e l i b r a r y o r o u r b r o a d s i d e f i l e ; a n d a l s o t o r e m o v e a c e r t a i n a m o u n t of w o r t h - l e s s p a p e r , a l t h o u g h n o r e a l s t r i p p i n g c a n b e d o n e u n t i l s i n g l e m a n u s c r i p t s o r s e r i e s a r e j u d g e d in t e r m s of t h e i r v a l u e t o t h e w h o l e c o l l e c t i o n . T h e p a p e r s a r e n e x t c l e a n e d , flat- filed a n d a r r a n g e d c h r o n o l o g i c a l l y in r a g p a p e r f o l d e r s in m a n u s c r i p t b o x e s w i t h b o t h f o l d e r s a n d b o x e s i n d i c a t i n g t h e n u m b e r , t h e t i t l e a n d t h e i n c l u s i v e d a t e s of t h e p i e c e s e n - c l o s e d . A l l i m p o r t a n t t o t h e v i s i t i n g r e - s e a r c h e r , t h e c a r d file is t h e i n d e x t o a l l t h e h o l d i n g s a n d h a s e a c h a c q u i s i t i o n c a t a l o g e d u n d e r n a m e , g e o g r a p h i c a l a n d s u b j e c t h e a d - i n g s . A l l t h e w h o l e c a t a l o g i n g r e q u i r e s is t h e a t t e n t i o n of a t r a i n e d h i s t o r i a n s i n c e a n e a r n e s t a t t e m p t is m a d e t o g i v e s u f f i c i e n t l y p r o v o c a t i v e i n f o r m a t i o n f o r r e s e a r c h e r s in d i - v e r s e fields w i t h o u t , h o w e v e r , g o i n g i n t o u n - n e c e s s a r y d e t a i l . A s u b j e c t h e a d i n g l i s t is m o s t u s e f u l a t t h i s p o i n t f o r t h e r e s e a r c h e r a s w e l l a s t h e s t a f f m e m b e r . S e c o n d t o p e r s o n a l c o n t a c t a n d c o o p e r a t i o n , t h e p r i n t e d g u i d e s h a v e b e e n t h e m o s t e f f e c t i v e a g e n c i e s in s t i m u - l a t i n g b o t h m a n u s c r i p t g i f t s a n d r e s e a r c h . E a c h c o n s e c u t i v e r e p o r t of t h e c u r a t o r a r o u s e d w i d e s p r e a d i n t e r e s t , b r o u g h t g r e a t l y i n c r e a s e d d e m a n d s f o r c o p i e s of m a n u s c r i p t s , b i b l i o g - r a p h i e s a n d i n f o r m a t i o n , a t t r a c t e d m o r e r e - s e a r c h w o r k e r s , b o t h a c c r e d i t e d s c h o l a r s a n d s t u d e n t s , t o w o r k in R e g i o n a l H i s t o r y ' s h o l d - i n g s , a n d r e s u l t e d in t h e a c q u i s i t i o n of t o n s of m a n u s c r i p t s . C o o p e r a t i o n w i t h t h e f a c - u l t y is a s v i t a l in e x c i t i n g r e s e a r c h a s p e r - s o n a l c o n t a c t is in a c q u i r i n g m a n u s c r i p t s . T h e f a c u l t y m e m b e r b r i n g s t h e r a w p a p e r e v i d e n c e s of o u r h i s t o r i c a l d e v e l o p m e n t a n d t h e g r a d u a t e s t u d e n t t o g e t h e r , a s i t u a t i o n w h i c h is u n i q u e t o t h e m a n u s c r i p t d i v i s i o n of a c o l l e g e l i b r a r y a n d t h e first s t e p t o w a r d t h e c r e a t i o n of a n i n s t i t u t e of r e g i o n a l r e - s e a r c h . T h e R o c k e f e l l e r g r a n t t o C o r n e l l U n i v e r - s i t y f o r t h e e s t a b l i s h m e n t of R e g i o n a l H i s t o r y 352 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES c o v e r e d a f i v e - y e a r p e r i o d a n d a l l o w e d f o r t r a v e l , s a l a r i e s a n d t h e e x p e n s e of c o l l e c t i n g s o u r c e m a t e r i a l s . T h e u n i v e r s i t y a l l o t t e d s p a c e a n d f a c i l i t i e s in B o a r d m a n H a l l a n d o v e r t h e f i v e y e a r s a p p r o p r i a t e d f u n d s t o s u p - p l e m e n t t h e R o c k e f e l l e r f u n d s a n d t o c o v e r o p e r a t i n g e x p e n s e s , f l u o r e s c e n t l i g h t i n g , s h e l v - i n g , b o x e s , t h e p r i n t i n g of r e p o r t s , a n e l e c - t r o c o p y m a c h i n e a n d o t h e r i t e m s . O n J u l y I, 1948, t h e u n i v e r s i t y a c c e p t e d t h e f u l l r e - s p o n s i b i l i t y f o r t h e m a n u s c r i p t d i v i s i o n , a n d o n t h e s a m e d a y i n c o r p o r a t e d it a s a d e p a r t - m e n t of t h e C o r n e l l U n i v e r s i t y L i b r a r y . T h e m o s t i m m e d i a t e b e n e f i t f o r R e g i o n a l H i s t o r y , t h e l i b r a r y , C o r n e l l U n i v e r s i t y a n d t h e r e g i o n w a s t h e r e s u l t i n g c o o p e r a t i o n in t h e h a n d l i n g of r e c o r d s a n d p a p e r s r e l a t i n g t o t h e d e v e l o p - m e n t of t h e u n i v e r s i t y , a n i n t e g r a l p a r t of t h e r e g i o n . F o r m a n y y e a r s , t h e l i b r a r y h a d b e e n a c c e p t i n g a n d s t o r i n g in i t s v a u l t a n d in o t h e r p l a c e s t h e p a p e r s of E z r a C o r n e l l , A n - d r e w D . W h i t e , J a c o b G o u l d S c h u r m a n , J u s - tin M o r r i l l a n d o t h e r n o t a b l e s w h o by t h e i r p o l i c i e s o r a c t i o n s h a d d e e p l y i n f l u e n c e d t h e g r o w t h of t h e u n i v e r s i t y a n d t h e l i f e of t h e n a t i o n . W i t h t h e a c q u i s i t i o n of a m a n u s c r i p t d i v i s i o n t h e l i b r a r y c o u l d p l a n o n t h e p r o p e r d i s p o s a l a n d f o r e s e e a n o r d e r l y u s e of t h e s e h i s t o r i c a l s o u r c e m a t e r i a l s . P r i o r t o t h e i n - c o r p o r a t i o n , t h e c o l l e c t i o n h a d t a k e n i n t o i t s c u s t o d y a p a r t of t h e u n i v e r s i t y a r c h i v e s a n d m a n y of t h e p a p e r s r e l a t i n g t o t h e c r e a - t i o n a n d d e v e l o p m e n t of t h e u n i v e r s i t y , a n d t o t h e v a r i e d a c t i v i t i e s of s o m e of i t s l e a d e r s , T h e C o l l e c t i o n of R e g i o n a l H i s t o r y ' s six a n d a h a l f y e a r s of e x i s t e n c e h a s p r o v e d t h a t t h e o p p o r t u n i t i e s f o r c o l l e c t i n g a g r e a t w e a l t h of d o c u m e n t a r y m a t e r i a l r e l a t i v e t o t h e r o l e of t h e c o m m o n m a n in t h i s r e g i o n a r e l i m i t - less, t h a t s u c h m a t e r i a l h a s n a t i o n a l a s w e l l a s r e g i o n a l i m p o r t a n c e , a n d t h a t w h e n it is m a d e a v a i l a b l e t o r e s e a r c h w o r k e r s it is u s e d . Y e t t h e c o l l e c t i o n h a s d o n e l i t t l e m o r e t h a n m a k e a r o u g h s u r v e y of t h e f i e l d of h i d d e n m a n u s c r i p t s a n d h a s o n l y b e g u n t o s t i m u l a t e s u b s t a n t i a l r e s e a r c h a c t i v i t y . B y D O R O T H Y A . P L U M The Vassariana Collection Miss Plum is bibliographer, Vassar College Library. THE VASSAR C o l l e g e L i b r a r y m a y be c o n -s i d e r e d a n a v e r a g e c o l l e g e l i b r a r y in r e - g a r d t o t h e p r o b l e m of c o l l e c t i n g a n d m a i n - t a i n i n g m a t e r i a l s r e l a t i n g t o t h e i n s t i t u t i o n . I t is a t y p i c a l u n d e r g r a d u a t e c o l l e g e . W h i l e s o m e w o r k l e a d i n g t o t h e m a s t e r ' s d e g r e e is o f f e r e d , t h e n u m b e r of g r a d u a t e s t u d e n t s is s m a l l . T h e c o l l e g e w a s c h a r t e r e d in 1861 a n d h a s a n a l u m n a s b o d y of a b o u t 1 6 , 0 0 0 . • T h e d u t y of t h e l i b r a r y t o c o l l e c t a n d p r e - s e r v e b o o k s , p a m p h l e t s , p e r i o d i c a l s a n d e p h e m - e r a l m a t e r i a l r e l a t i n g t o t h e c o l l e g e a n d t o p r e s e r v e a n d i n d e x t h e a r c h i v a l m a t e r i a l s of t h e c o l l e g e is c l e a r l y r e c o g n i z e d . A s s t a t e d in t h e Governance of Vassar College:x " T h e h i s t o r i c a l r e c o r d s of t h e c o l l e g e s h a l l b e p r e - s e r v e d in t h e l i b r a r y . A c c o r d i n g l y t h e l i b r a r y s h a l l r e c e i v e c o p i e s of e a c h b o o k , p a m p h l e t , o r 1 Bulletin of Vassar College, 32:45, no.5, December 1942. o t h e r m a t e r i a l s p u b l i s h e d w i t h c o l l e g e f u n d s . " T h e s o u r c e s of V a s s a r i a n a a r e v a r i e d . F i r s t c o m e t h e c o l l e g e a r c h i v e s ; m a n y of t h e s e d o c u m e n t s m a y be s a i d t o b e a c q u i r e d by i n - h e r i t a n c e . U n f o r t u n a t e l y t h e e a r l y r e c o r d s of t h e c o l l e g e c a n n e v e r b e c o m p l e t e s i n c e a t t h e t i m e of t h e f o u n d e r ' s d e a t h m a n y of t h e p e r s o n a l p a p e r s of M a t t h e w V a s s a r w e r e s o l d f o r old p a p e r , " t h e r e b y i n c r e a s i n g t h e v a l u e o t t h e e s t a t e , " a s t h e o v e r z e a l o u s e x e c u t o r r e - m a r k e d . W i t h e a c h c h a n g e in a d m i n i s t r a t i o n a r c h i v a l m a t e r i a l s a r e d e p o s i t e d in t h e l i - b r a r y a n d t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r r e q u e s t i n g c u r - r e n t m a t e r i a l s r e s t s w i t h t h e l i b r a r y . I n d i v i d - u a l d o n o r s f u r n i s h m a n y of t h e i t e m s w h i c h m a k e u p t h e V a s s a r i a n a c o l l e c t i o n s . I n t h i s g r o u p a r e t h e t r u s t e e s , t h e f a c u l t y , t h e a l u m n a e a n d f r i e n d s of t h e c o l l e g e , t h e a l u m n a e f o r m - i n g t h e l a r g e s t a n d m o s t g e n e r o u s s o u r c e . W e t r y t o a r o u s e a n d s u s t a i n a l u m n a e i n t e r e s t in t h e l i b r a r y by p u b l i c i t y in t h e c o l l e g e p r e s s , by e x h i b i t i o n s a n d s p e c i a l d i s p l a y s a t t h e t i m e of r e u n i o n s a n d by p e r s o n a l c o n t a c t . T h e t h i r d OCTOBER., 1950 353 s o u r c e is by p u r c h a s e , t h o u g h w e a c q u i r e r e l a - t i v e l y l i t t l e t h i s w a y s i n c e w e a r e l i m i t e d b y l a c k of f u n d s . B e f o r e d e s c r i b i n g t h e c o m p o s i t i o n of t h e c o l l e c t i o n , I s h o u l d n o t e t h a t t h e t e r m " V a s - s a r i a n a " is l o o s e l y a p p l i e d a s it i n c l u d e s m a n u - s c r i p t s , p r i n t e d m a t e r i a l a n d m u s e u m i t e m s . T h e s e in t u r n m a y b e c l a s s i f i e d a s h i s t o r i c a l , b i o g r a p h i c a l a n d e x h i b i t i o n m a t e r i a l s . T h e h i s t o r i c a l m a t e r i a l s i n c l u d e t h e o f f i c i a l p u b l i - c a t i o n s of t h e c o l l e g e , t h e s e s , d e p a r t m e n t r e - p o r t s a n d o t h e r s o u r c e m a t e r i a l s a n d h i s t o r i e s ( i n c l u d i n g s t u d i e s of t h e c u r r i c u l u m , s t u d e n t l i f e , e t c . ) . A l l of t h e s e a r e s u p p l e m e n t e d by f i l e s of e p h e m e r a l m a t e r i a l s a n d s c r a p b o o k s of c l i p p i n g s a n d p r o g r a m s . I n t h e b i o g r a p h i - c a l g r o u p a r e l i v e s of t h e f o u n d e r a n d h i s f a m i l y . F o r t h e t r u s t e e s w e d o n o t a t t e m p t t o b u i l d u p e x t e n s i v e b i o g r a p h i c a l r e c o r d s , b u t c o n c e n t r a t e o n i t e m s t h a t h a v e i m m e d i a t e r e l a t i o n s h i p t o t h e c o l l e g e . W e h a v e , f o r i n - s t a n c e , a w e a l t h of m a t e r i a l in t h e p a p e r s of B e n s o n J . L o s s i n g , o n e of t h e o r i g i n a l t r u s t e e s of t h e c o l l e g e . W e k e e p a b i o g r a p h i - c a l file f o r m e m b e r s of t h e f a c u l t y a n d s u p p l e - m e n t t h i s w i t h a c o l l e c t i o n of t h e i r p u b l i c a - t i o n s . S i n c e t h e A l u m n a e O f f i c e m a i n t a i n s a n e x t e n s i v e b i o g r a p h i c a l f i l e f o r t h e a l u m n a e , t h e l i b r a r y h a s a s e l e c t i v e f i l e , m a i n l y a l u m n a e t r u s t e e s a n d a l u m n a e a u t h o r s . T h i s is s u p p l e - m e n t e d b y a c o l l e c t i o n of t h e w r i t i n g s of a l u m n a e . F o r b o t h t h e a l u m n a e a n d t h e f a c - u l t y , in a d d i t i o n t o s o l i c i t i n g i t e m s f o r t h e c o l l e c t i o n s of p u b l i c a t i o n s ( w h i c h a r e n o t c o m p l e t e ) , t h e l i b r a r y c o m p i l e s l i s t s of c u r - r e n t p u b l i c a t i o n s . T h e e x h i b i t i o n m a t e r i a l s i n c l u d e p h o t o g r a p h s , c l a s s i f i e d a s v i e w s , c l a s s p i c t u r e s , b o t h g r o u p a n d i n d i v i d u a l , p o r t r a i t s of m e m b e r s of t h e f a c u l t y , t r u s t e e s , t h e f o u n d e r a n d his f a m i l y , m e m o r a b i l i a a n d o t h e r s c r a p b o o k s , s o u v e n i r s a n d r e l i c s . C l a s s p i n s , t h e t r u n k b r o u g h t t o c o l l e g e by a s t u d e n t in t h e f i r s t c l a s s t o g r a d u a t e , M a t t h e w V a s s a r ' s c a n e s a n d h i s f a m o u s l i f e p r e s e r v e r a r e t y p i - c a l e x a m p l e s of s o u v e n i r s . T h e t e c h n i c a l o r g a n i z a t i o n of t h e V a s s a r i a n a c o l l e c t i o n is, a s f a r a s p o s s i b l e , c o n s i s t e n t w i t h t h e o r g a n i z a t i o n of t h e r e s t of t h e l i b r a r y ' s h o l d i n g s . T h e V a s s a r C o l l e g e L i b r a r y u s e s t h e D e c i m a l C l a s s i f i c a t i o n s o m e w h a t e x p a n d e d a n d m o d i f i e d . I n 3 7 8 a s p e c i a l s u b d i v i s i o n is u s e d , c o n s i s t i n g of t h e c o u n t r y s u b d i v i s i o n f o l - l o w e d by a n i n i t i a l f o r t h e n a m e of t h e c o l - l e g e o r u n i v e r s i t y ; w e u s e 3 7 8 . 4 2 C f o r C a m b r i d g e , 3 7 8 . 7 V f o r V a s s a r . F o r g e n e r a l m a t e r i a l a b o u t A m e r i c a n c o l l e g e s a n d u n i - v e r s i t i e s t h e n u m b e r 3 7 8 . 7 3 is u s e d . F o r t h e i n d i v i d u a l c o l l e g e o r u n i v e r s i t y , t h e t a b l e f o r s c h o o l a n d c o l l e g e p u b l i c a t i o n s ( f o l l o w i n g 3 7 8 . 9 9 ) is m o d i f i e d t o s u i t o u r n e e d s ; f o r i n - s t a n c e , w e u s e d E 4 f o r t h e l i b r a r y a n d Y B f o r t h e C o o p e r a t i v e B o o k s h o p . T h e b u l k of t h e V a s s a r i a n a c o l l e c t i o n , a b o u t 1,500 i t e m s , is f u l l y c a t a l o g e d . T h i s is a n o n c i r c u l a t i n g c o l l e c t i o n , h o u s e d in a s p e - c i a l l o c a t i o n . D u p l i c a t e s of t h e m o s t u s e d i t e m s a r e a v a i l a b l e o n t h e o p e n s h e l v e s . T h e l o c a t i o n s y m b o l i n d i c a t e s a r e s t r i c t e d i t e m . S o m e y e a r s a g o w e f e l t t h e n e e d of a c h r o n o - l o g i c a l s u p p l e m e n t t o t h e c a t a l o g e d m a t e r i a l . E v e n w i t h t h e m i n u t e c l a s s i f i c a t i o n a n d d e - t a i l e d s u b j e c t h e a d i n g s of t h e c a r d c a t a l o g , it w a s d i f f i c u l t t o f i n d c e r t a i n t y p e s of m a t e r i a l e a s i l y . W e t h e r e f o r e i n s t i t u t e d a s u p p l e - m e n t a r y v e r t i c a l f i l e w h i c h is a r r a n g e d c h r o n o l o g i c a l l y . O r i g i n a l l y t h i s w a s f u l l y c a t a l o g e d , b u t l a t e l y w e h a v e i n t e r f i l e d u n - c a t a l o g e d i t e m s w i t h t h e c a t a l o g e d m a t e r i a l . W e f o u n d it h e l p f u l t o w i t h d r a w t h e s u b j e c t c a r d s f r o m t h e c a t a l o g f o r t h i s c h r o n o l o g i c a l file; t h e y h a v e b e e n of m o r e u s e a s a n i n d e x t o t h e file t h a n in t h e m a i n c a r d c a t a l o g . T h e a u t h o r c a r d s h a v e b e e n l e f t in t h e c a t a l o g . T h e file c o n s i s t s t o a l a r g e e x t e n t of p a m p h l e t m a t e r i a l . T h e u n c a t a l o g e d p o r t i o n s of t h e V a s s a r i a n a c o l l e c t i o n a r e p r o v i d e d w i t h finding l i s t s . T h e A l u m n t e C o l l e c t i o n , c o n s i s t i n g of a b o u t 3 , 4 0 0 t i t l e s , h a s a n official finding l i s t m a d e by t h e C a t a l o g D e p a r t m e n t . T h i s is in t h e m a i n a l p h a b e t i c a l , b u t w e h a v e s u b j e c t c a r d s f o r b i o g r a p h i c a l m a t e r i a l , c h i l d r e n ' s b o o k s a n d c l a s s b u l l e t i n s . T h e F a c u l t y C o l l e c t i o n , a b o u t 1 , 7 0 0 t i t l e s , h a s a n u n o f f i c i a l a u t h o r - finding l i s t . T h e c o l l e c t i o n of a r c h i v e s h a s a n 1 a u t h o r , a n d s u b j e c t - f i n d i n g l i s t . F o r t h e c o l l e g e p e r i o d i c a l s , v a r i o u s i n d e x e s a r e m a i n t a i n e d . I n m a k i n g t h e s e i n d e x e s w e t r y t o u s e t h e s a m e h e a d i n g s a s a r e u s e d in t h e c a r d c a t a l o g . T h i s is a l s o t r u e in s e t t i n g , u p t h e v e r t i c a l files of e p h e m e r a l m a t e r i a l . T h e b i b l i o g r a p h i e s of f a c u l t y a n d a l u m n a e p u b l i c a t i o n s m e n t i o n e d a b o v e a r e a v a l u a b l e s u p p l e m e n t t o t h e s e files. W e m a i n t a i n t w o s e r i e s of s c r a p b o o k s ; o n e , a c h r o n o l o g i c a l c o l - l e c t i o n of c l i p p i n g s , w a s s t a r t e d by M a t t h e w V a s s a r a n d h a s b e e n k e p t u p t o d a t e b y t h e l i b r a r y ; t h e o t h e r is a c o l l e c t i o n of p r o g r a m s a r r a n g e d b y t h e a c a d e m i c y e a r . W e a d d t o * (Continued on page 362) 354 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES i m p o s s i b l e t o b r e a k if t h i s w e r e t a k e n l i t e r a l l y . O n e c o l l e g e i n d e e d r e f u s e d t o b r e a k i t w h e n t h e y r e f u s e d t o a c c e p t a t r a i n e d l i b r a r i a n a t a s a l a r y of $ 2 5 0 0 . T h e y h a v e s i n c e n o t h a d a h e a d l i b r a r i a n , a n d h a v e o p e r a t e d u n d e r a d m i n i s t r a t i v e d i r e c t i o n of a f a c u l t y c o m m i t t e e . T h e v i c i o u s c i r c l e i n m a n y of t h e s e l i - b r a r i e s m u s t b e b r o k e n a t t h e p o i n t of u n i - v e r s i t y a d m i n i s t r a t i o n , i n o r d e r t h a t n e w c o n c e p t s of l i b r a r y s e r v i c e m a y b e d e v e l - o p e d . T h e s u p e r v i s i n g b o d y , w h e t h e r b o a r d of g o v e r n o r s , p r e s i d e n t , o r f a c u l t y c o m m i t t e e , m u s t b e c o n v i n c e d , w h e t h e r b y t h e l i b r a r y s t a f f o r o t h e r a g e n c y , of t h e s e r v i c e w h i c h a l i b r a r y c a n o f f e r w h e n o p e r - a t i n g u n d e r a c a p a b l e a d m i n i s t r a t i v e s p e - c i a l i s t . I t w o u l d t h e n b e t h e a d m i n i s t r a t o r - l i b r a r i a n ' s t a s k t o c o n v i n c e t h e f a c u l t y i n g e n e r a l a n d w i n t h e i r c o o p e r a t i o n i n a p r o g r a m of w e l d i n g t h e l i b r a r y t o t h e i n - s t r u c t i o n a l w o r k . U n f o r t u n a t e l y , t h e s u p - p l y of c a p a b l e l i b r a r i a n s , of a c a d e m i c s t a n d - i n g e q u a l t o t h e f a c u l t y , a n d w i t h e x p e r i - e n c e i n l i b r a r y a d m i n i s t r a t i o n is p a r t i c u l a r - l y l i m i t e d i n e a s t e r n C a n a d a . " P e r s u a s i v e p e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s , " h o w e v e r , w o u l d m a k e e x p e n s i v e l i b r a r y p r o g r a m s p e r h a p s l e s s n e c e s s a r y . J o i n t f a c u l t y l i b r a r y a p - p r o a c h is e s s e n t i a l if t h e l i b r a r y is t o b e a n a c t i v e a n d e s s e n t i a l p a r t of t h e s t u d e n t ' s e d u c a t i o n . T h e o t h e r a s p e c t of t h e p r o b l e m is r e - g i o n a l , a n d h e r e a g a i n p e r s o n a l r e l a t i o n - s h i p s , a n d t h e c o n t i n u e d h e a l t h a n d p r o s - p e r i t y of r e g i o n a l l i b r a r y a s s o c i a t i o n s , w i l l a c c o m p l i s h m u c h . N e v e r t h e l e s s , s o m e a c - t u a l i n s t i t u t i o n a l c o o p e r a t i o n , r e l i n q u i s h - m e n t of s o v e r e i g n t y e v e n , w i l l b e n e e d e d t o m a k e t h e l i b r a r i a n s ' t a s k p o s s i b l e . The Vassariana Collection (Continued from page .354) b o t h of t h e s e s e r i e s c o n s t a n t l y , f o r e a c h n e w g i f t of V a s s a r i a n a b r i n g s s o m e i t e m h i t h e r t o l a c k i n g in o u r c o l l e c t i o n . A s a f i n a l " l a s t r e - s o r t " w e h a v e a n i n f o r m a t i o n f i l e f o r r e a d y r e f e r e n c e . T h i s i n c l u d e s n o t o n l y i t e m s of i n - f o r m a t i o n , b u t a l s o l o c a t i o n n o t e s a n d s t a t i s - tics. A s f o r t h e p h y s i c a l c a r e of t h e c o l l e c t i o n , b o o k s a n d p a m p h l e t s a r e c a r e d f o r in t h e u s u a l w a y , b e i n g p r o t e c t e d by l e a t h e r o r c l o t h b i n d i n g s , l a c e r s , b i n d e r s , e n v e l o p e s o r p a m - p h l e t b o x e s . O v e r s i z e b r o a d s i d e s , m a p s a n d c h a r t s a r e s t o r e d in l a r g e p o s t e r b o x e s , p r o - t e c t e d b y f o l d e r s of a c i d - f r e e p a p e r . T h e a r - c h i v a l m a t e r i a l s in t h e v a u l t h a v e s p e c i a l s h e l v i n g , l o c k e r s a n d c u p b o a r d s . F r a g i l e i t e m s w h i c h n e e d e x t r a p r o t e c t i o n a r e p l a c e d in c e l l o p h a n e e n v e l o p e s o r a c i d - f r e e f o l d e r s . W e b u y 1 0 0 p e r c e n t r a g c o n t e n t p a p e r , s u b - s t a n c e 13, in s h e e t s 2 8 " x 3 4 " a n d c u t t h e m t o t h e d e s i r e d s i z e . M a n y of t h e r a r e r i t e m s h a v e b e e n r e s t o r e d a n d r e p a i r e d ; s o m e a r e m o u n t e d o n s i l k , o t h e r s o n l i n e n o r p h o t o - m o u n t . I n o u r e x p e r i e n c e t h e l a m i n a t i o n p r o c e s s h a s n o t b e e n s u c c e s s f u l . S i n c e t h e l i b r a r y is t h e official d e p o s i t o r y of c o l l e g e p u b l i c a t i o n s , w e h a v e w o r k e d o u t a p l a n f o r t h e s t o r a g e a n d a r r a n g e m e n t of e x t r a c o p i e s . A f t e r s o m e e x p e r i m e n t i n g w e d e c i d e d t o a r r a n g e t h e i t e m s by c a l l n u m b e r . A n a u - t h o r i n d e x in s l i p f o r m g i v e s t h e e x a c t l o c a - t i o n , t h e n u m b e r of c o p i e s a v a i l a b l e a n d a n y s p e c i a l n o t e s a b o u t s c a r c i t y o r o t h e r r e s t r i c - t i o n s . A s t u d e n t a s s i s t a n t r e c o r d s i t e m s a n d k e e p s t h e c o l l e c t i o n in o r d e r . W e h a v e a d e f i n i t e p r o g r a m f o r t h e r e p r o - d u c t i o n of u n i q u e a n d f r a g i l e i t e m s . C o p i e s a r e m a d e by p h o t o g r a p h y , i n c l u d i n g m i c r o f i l m a n d p o r t a g r a p h , a n d t y p e s c r i p t s a r e m a d e w h e n e v e r a d v i s a b l e . F o r e x a m p l e , w e p l a n t o c o p y a l l of t h e m a n u s c r i p t l e t t e r s of M a t t h e w V a s s a r . T h e c o l l e c t i o n of t y p e - s c r i p t s w i l l t h e n b e c a t a l o g e d t o s e r v e t h e n e e d of t h e s t u d e n t w h o is i n t e r e s t e d in c o n - t e n t o n l y . A t p r e s e n t w e h a v e n o t t h e n e c - s a r y f u n d s o r t h e p e r s o n n e l t o c a r r y t h e p r o - g r a m f o r w a r d a s r a p i d l y a s w e w o u l d l i k e . A V a s s a r i a n a e n d o w m e n t is g r e a t l y n e e d e d . 362 COLLEGE AND RESEARCH LIBRARIES